1. ¿Cuáles son las funciones principales de la Contaduría General de la Nación?

Según lo establecido por el artículo 354 de la Constitución Política y la Ley 298 de 1996, la cual desarrolla este precepto constitucional, la Contaduría General de la Nación tiene como principales funciones las siguientes:

• Uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública.
• Elaborar el Balance General de la Nación.
• Determinar las normas contables que deben regir en el país para el sector público.

Además de las funciones consagradas en el artículo 354 de la Constitución Política y la Ley 298 de 1996, varios mandatos legales posteriores a esta ley, le han asignado a la Contaduría General de la Nación, entre otras, las siguientes funciones:

• Expedir los certificados sobre categorización de municipios, distritos y departamentos (Ley 617 de 2000).
• Refrendar la información relacionada con la capacidad económica de los municipios, distritos y departamentos, y  los criterios de distribución de los recursos de la participación de propósito general del Sistema General de Participaciones (Leyes 715 de 2001 y 1176 de 2007).
• Administrar el modulo contable del Sistema Integrado de Información Financiera -  SIIF Nación (Decreto 2789 de 2004).
• Consolidar y publicar el Boletín de Deudores Morosos del Estado (Ley 901 de 2004).
• Expedir los certificados de deudores morosos del Estado incumplidos de acuerdos de pago (Ley 1066 de 2006).
• Administrar el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública – CHIP (Resolución 550 de 2006 de la Contaduría General de la Nación).
• Administrar los usuarios estratégicos que parametricen el Formulario Único Territorial en el Sistema CHIP (Decreto 3402 de 2007, reglamentario de la Ley 962 de 2005).

No, la Contaduría General de la Nación es una Unidad Administrativa Especial, con personería jurídica, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es decir, hace parte de la rama ejecutiva del poder público.

Alrededor de tres mil quinientas (3.500) entidades contables públicas le reportan información a la Contaduría General de la Nación, entre las cuales se encuentran todas las entidades del nivel nacional (misterios, departamentos administrativos, superintendencias) y las entidades del nivel territorial, tanto del sector central (municipios, distritos y departamentos) como del sector descentralizado (establecimientos públicos y empresas entre otras).

Según el artículo 5° de la Resolución 354 de 2007 de la Contaduría General de la Nación el Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores.

También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social.

El ámbito de aplicación de dicho régimen también incluye a las empresas de servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas oficiales, y las mixtas en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social.

El Régimen de Contabilidad Pública no es de obligatoria aplicación para las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea inferior al cincuenta por ciento (50%) del capital social, así como las personas jurídicas o naturales que tengan a su cargo, a cualquier modo, recursos públicos de manera temporal o permanente, en lo relacionado con estos, tales como los Fondos de Fomento, las Cámaras de Comercio y las Cajas de Compensación Familiar, en cuyo caso aplicarán las normas de contabilidad que expide el organismo regulador que corresponda a su ámbito.

No obstante, cuando el Contador General de la Nación lo considere conveniente, podrá solicitar los informes que sean necesarios, para lo cual expedirá las instrucciones que permitan llevar a cabo la homologación técnica respectiva.

La información que deben reportar las entidades contables públicas a la Contaduría General de la Nación es la siguiente:

1.  Información financiera, económica, social y ambiental de manera trimestral de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación:

Esta información corresponde a los formularios: CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS; CGN2005_002_OPERACIONES_RECIPROCAS
GN2005NE_003_NOTAS_DE_CARACTER_ESPECIFICO y CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL, (sólo se reporta para la fecha de corte del 31 de diciembre).

Las entidades contables públicas sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, deberán remitir la información financiera, económica, social y ambiental con fecha de corte 31 de diciembre independiente de que requiera ser aprobada por el órgano corporativo que corresponda, sin perjuicio de presentar nuevamente la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la aprobación, en caso de que sea modificada.

Las entidades contables públicas del nivel u orden nacional que deban enviar su información para que sea agregada en la de otra entidad contable pública del sector central o descentralizado del mismo nivel u orden; así como las contralorías, personerías, asambleas departamentales, concejos municipales y distritales, instituciones educativas, instituciones prestadoras de servicios de salud que no son Empresas Sociales del Estado, y otros organismos que forman parte de la administración central del nivel u orden territorial, que llevan la contabilidad en forma independiente, deberán reportar la información contable a la entidad contable pública del mismo nivel u orden que llevará a cabo la agregación, de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación:

El reporte de la información para la actualización de las inversiones patrimoniales debe rendirse al inversionista, por parte de la entidad en la cual se hizo la inversión, en estos mismos plazos.

2.  Informe de Control Interno Contable.

El formulario CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE se debe diligenciar anualmente para el periodo correspondiente al corte del 31 de diciembre y se reportará en la fecha definida por el Gobierno Nacional.

3.  Boletín de Deudores Morosos del Estado.

El medio a través del cual las entidades contables públicas reportan la información que se relaciona con los deudores morosos es el formulario:

CGN2007_ BOLETIN_DEUDORES_MOROSOS_DEL_ESTADO.

Se debe reportar dentro de los diez (10) primeros días de los meses de junio y diciembre de cada año para las fechas de corte del 31 de mayo y 30 de noviembre respectivamente.

4.  Formulario Único Territorial.

Las entidades, incluidas en el ámbito de aplicación del decreto 3402 de 2007, presentarán la información consolidada con corte trimestral de acuerdo a las siguientes fechas:

Exclusivamente a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública – CHIP.

El representante legal, el contador público que tenga a su cargo la contabilidad de la entidad contable pública y el revisor fiscal en las entidades obligadas, serán responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los plazos y requisitos para el reporte de la información a la Contaduría General de la Nación.

Relacionado con el informe de control interno contable, son responsables el Representante Legal y el Jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces.

La responsabilidad del Contador Público se circunscribe a las normas que al respecto establece la Ley 43 de 1990 y demás normas vigentes que se relacionen.

La responsabilidad del Revisor Fiscal se circunscribe a las normas que al respecto están integradas en el Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, los estatutos internos de la entidad y demás normas que le asignan funciones.

Es un sistema de información que captura, valida, transmite y publica información de las entidades públicas colombianas. Este sistema se denomina Sistema Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP).

Este Sistema simplifica y racionaliza trámites (captura, validación, transmisión y publicación de información) a partir del uso de tecnologías de información y comunicaciones.

El valor agregado del CHIP, y precisamente lo que lo diferencia de otros sistemas de información del Estado colombiano, radica en el hecho de que en a través del CHIP las autoridades nacionales o territoriales se ponen de acuerdo para diseñar formularios únicos mediante los cuales se captura información de las entidades públicas, información que tradicionalmente se recoge en una multiplicidad de formularios; también acuerdan que el CHIP es el canal único de captura de información, es decir, estas autoridades renuncian a requerir información a través de diferentes sistemas; además estas autoridades conciertan fechas comunes de reporte, esto es, unifican las fechas para que las entidades reportantes presenten la información. Entonces, al final el CHIP es el Sistema que captura, valida, transmite y publica información de las entidades públicas con destino a las autoridades nacionales y territoriales y a la ciudadanía en general, a través de formularios únicos, un canal único, fechas únicas, y mediante la utilización de tecnología de punta.

Objetivo del CHIP:

El objetivo del CHIP es mejorar la capacidad de seguimiento y control de las autoridades nacionales y territoriales y de la ciudadanía en general, sobre la información proveniente de las entidades públicas colombianas; así como apoyar la definición de políticas públicas y la adecuada toma de decisiones por parte de estas autoridades. Para ello el CHIP permite capturar, validar, transmitir y publicar esta información.

Gracias a la forma de operar del CHIP, la información que se publica para uso de las autoridades y de la ciudadanía, es confiable, oportuna, completa y oficial.

Es confiable porque el CHIP contiene reglas de validación que garantizan estándares de calidad de la información, definidos por las autoridades que diseñan los formularios, y también porque el CHIP exige para la incorporación de la información en el Sistema, procesos de validación previos in situ en cada una de las entidades publicas reportantes. Además porque el Sistema contiene protocolos de seguridad para la administración de la información.

Es oportuna porque el CHIP utiliza la Internet como canal de comunicación, lo cual descarta el uso del correo tradicional y trae como consecuencia el ahorro en tiempo de envío y recepción de la información, además, las entidades públicas ahorran tiempo significativo, toda vez que ya no deben diligenciar una multiplicidad de formularios para un mismo tipo de información, sino uno solo.

Es completa porque contiene toda la información que requieren las autoridades nacionales y territoriales, debido a que son ellas mismas las que diseñan y parametrizan en el Sistema los formularios de captura de información.

Es oficial porque la obligación de enviar la información recae, en primera instancia, directamente en el representante legal de cada entidad pública, y en segunda instancia, en los responsables funcionales según el tipo de información, por ejemplo, en el secretario general, en el secretario de hacienda o en cualquier otro secretario del despacho, en el jefe financiero, en el contador público, en el jefe de presupuesto, en el jefe de planeación, en el jefe de control interno, en el jefe de talento humano, etc. Y porque una vez la información enviada ha sido aceptada en el CHIP, ésta es dispuesta en la página web del Sistema www.chip.gov.co  para la libre consulta de las autoridades y de la ciudadanía en general.

Los usuarios del CHIP son:

1. La Contaduría General de la Nación (CGN): Es la entidad encargada de administrar el sistema de información. En la CGN reside el centro de gestión de primer nivel del CHIP.
2. Los usuarios estratégicos: Son las entidades encargadas de definir los requerimientos de información, necesarios para mejorar su capacidad de seguimiento y control, así como la definición de políticas públicas y la adecuada toma de decisiones. Entre ellos se encuentran el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE), la Dirección de Apoyo Fiscal del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (DAF), el Banco de la República (BANREPÚBLICA), la Contraloría General de la República (CGR) y la propia CGN.
3. Las entidades públicas reportantes (nacionales, departamentales, distritales y municipales de los sectores central y descentralizado): Son las responsables de registrar, validar y reportar la información que demandan los usuarios estratégicos.
4. Universidades, centros de investigación, el ciudadano y la comunidad en general: Tienen acceso a la información reportada por las entidades públicas reportantes (nacionales, departamentales, distritales y municipales de los sectores central y descentralizado), para sus propias necesidades de investigación, control y veeduría ciudadana o para información general.

El CHIP en su integralidad (procesos, procedimientos y software) permite realizar las siguientes funciones generales:

1. Definir Información: Especificar los requerimientos o necesidades de información de los diferentes usuarios estratégicos que integran el CHIP, a través de la creación de formularios, expresiones de validación, expresiones de consistencia y cálculo, definición de responsables de envío de la información y de periodos de envío.
2. Administrar entidades responsables: Organizar la información básica y complementaria que identifica a cada una de las entidades que están obligadas a reportar información.
3. Capturar y enviar información: Permitir a las entidades públicas registrar, validar y transmitir información relacionada con las categorías de información incluidas en el CHIP, de acuerdo con la obligatoriedad de envío definida.
4. Gestionar, analizar y difundir información: Facilitar y agilizar los procesos de análisis, toma de decisiones y divulgación de información pública.
5. Consolidar: Recopilar y mantener grupos de información destinada a cubrir necesidades de información de las autoridades nacionales y territoriales.

Publicar información: Permitir generar, transmitir y difundir información producida por las entidades públicas con destino a las autoridades, los órganos de control y la ciudadanía en general, útil para sus actividades de investigación, control y veeduría ciudadana respectivamente.

De acuerdo con lo establecido por el Procedimiento contable para el diligenciamiento y envío de los reportes contables a la Contaduría General de la Nación, la entidad debe solicitar a la Contaduría General de la Nación, con una antelación no inferior a quince (15) días calendario a la terminación de la fecha de corte del periodo a reportar, mediante comunicación escrita, la incorporación de la subcuenta (concepto) dentro de su ámbito, con la debida sustentación, indicando la transacción en la cual utilizará dicha subcuenta (concepto). La Contaduría General de la Nación evaluará la solicitud y decidirá su incorporación, comunicándole a la entidad la decisión tomada.

Con el fin de mejorar la calidad de la información financiera, económica y social de las entidades públicas, dentro del CHIP se han incorporado regalas de validación, las cuales son de dos (2) clases: i) Permisibles y ii) No permisibles; las primeras, se refieren a aquellos errores que no afectan la razonabilidad de la información y que no impiden la transmisión de la categoría, pero que deben ser objeto de análisis, gestión y futura corrección por parte de las entidades públicas; y las segundas, se refieren a la materialización de aquellos errores que afectan la razonabilidad de la información e impiden la transmisión de la categoría, éstos deben ser corregidos de inmediato para poder transmitir.

Efectivamente, cualquier entidad pública, siendo o no agregadora, puede instalar el número de CHIPs locales que desee, sin embargo, la transmisión de la información debe hacerse por el CHIP Local “principal” de la entidad. Por ejemplo, la información del municipio y sus entidades agregadas se transmitirá desde el CHIP Local del municipio, independientemente de que cada entidad agregada tenga instalado un CHIP Local.

Las entidades públicas pueden consultar las páginas www.contaduria.gov.co y www.chip.gov.co o comunicarse con la Mesa de Ayuda en Bogotá D.C. al teléfono 3389880.

El Régimen de Contabilidad Pública está conformado por el Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina Contable Pública. Dicho régimen contiene la regulación contable pública de tipo general y específico.

El Plan General de Contabilidad Pública está conformado por el marco conceptual y la estructura y descripciones de las clases.

El Manual de Procedimientos está conformado por el catálogo general de cuentas, los procedimientos contables y los instructivos contables.

La Doctrina Contable Pública está conformada por los conceptos de carácter vinculante que emita la Contaduría General de la Nación, a través del Contador General de la Nación o de quien este delegue para que cumpla dicha función.

De acuerdo con lo señalado en la sentencia C-487 de 1997 de la Honorable Corte Constitucional los conceptos que emite el Contador General de la Nación son de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades públicas. En este fallo la Corte dijo lo siguiente:

“Las decisiones que en materia contable adopte la Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para las entidades del Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el ejercicio individual de cada una de ellas irradia en el ejercicio general, afectando de manera sustancial los “productos finales”, entre ellos el balance general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado (…). Es decir, que por mandato directo del Constituyente le corresponde al Contador General de la Nación, máxima autoridad contable de la administración, determinar las normas contables que deben regir en el país, lo que se traduce en diseñar y expedir directrices y procedimientos dotados de fuerza vinculante, que como tales deberán ser acogidos por las entidades públicas, los cuales servirán de base para el sistema contable de cada entidad (…)”. (Subrayado fuera de texto).

En el formulario de la Categoría Boletín de Deudores Morosos del Estado se debe reportar la relación de los deudores que sean personas naturales o jurídicas y presenten obligaciones morosas mayores a seis (6) meses y la cuantía supere los cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, siguiendo las instrucciones definidas en el procedimiento establecido para tal fin.

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