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Preguntas Frecuentes - Gestión
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| ¿Cuáles son las entidades obligadas a enviar información a la CGN? |
R/
El Articulo 5 de la Resolución 354 de 2007 establece que: “El Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por los organismos y entidades que integran las ramas del poder público en sus diferentes niveles y sectores. También debe ser aplicado por los órganos autónomos e independientes creados para el cumplimiento de las demás funciones del Estado. En el mismo sentido, el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública incluye a los Fondos de origen presupuestal, además de las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social.
El ámbito de aplicación de dicho Régimen también incluye a las empresas de servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas oficiales, y las mixtas en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social.
Parágrafo. El Régimen de Contabilidad Pública no es de obligatoria aplicación para las Sociedades de Economía Mixta y las que se les asimilen, en las que la participación del sector público, de manera directa o indirecta, sea inferior al cincuenta por ciento (50%) del capital social, así como las personas jurídicas o naturales que tengan a su cargo, a cualquier modo, de manera temporal o permanente, recursos públicos, en lo relacionado con estos, tales como los fondos de fomento, las cámaras de comercio, las cajas de compensación familiar, en cuyo caso aplicarán las normas de contabilidad que correspondan a su ámbito.
No obstante, cuando el Contador General de la Nación lo considere conveniente, podrá solicitar los informes que sean necesarios, para lo cual para lo cual expedirá las instrucciones que permitan llevar a cabo la homologación técnica respectiva”
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| ¿Qué información se debe reportar a la Contaduría General de la Nación? |
R/ La información que deben reportar las entidades contables públicas corresponde a las siguientes Categorías:
1) Información Financiera, Económica, Social y Ambiental en las Categorías Información Contable Pública y Notas Generales
2) Informe sobre Control Interno Contable; y
3) Boletín de Deudores Morosos del Estado.
Dicha información sólo será reportada a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP) según el Artículo 2 de la Resolución 248 de 2007. |
| ¿Con que frecuencia se debe cumplir con la obligación de reportar información a la Contaduría? |
R/
a) Según la Resolución 375 de 2007 las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, reportarán la información financiera, económica, social y ambiental de manera trimestral de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación:
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FECHA DE CORTE:
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FECHA LIMITE DE PRESENTACIÓN:
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31 DE MARZO
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30 DE ABRIL
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30 DE JUNIO
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31 DE JULIO
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30 DE SEPTIEMBRE
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31 DE OCTUBRE
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31 DE DICIEMBRE
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15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL PERÍODO CONTABLE
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b) Los formularios CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARÁCTER_ESPECÍFICO y CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARACTER_GENERAL, sólo serán reportados para la fecha de corte del 31 de diciembre.
c) El formulario CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE se debe diligenciar anualmente para el periodo correspondiente al corte del 31 de diciembre y se reportará en la fecha definida por el Gobierno Nacional. (Art 14 de 248 de 2007).
d) El formulario CGN2007_BOLETIN_DEUDORES_MOROSOS_DEL_ESTADO debe ser presentado para las fechas de corte a 31 de mayo y 30 de noviembre de cada año, dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre respectivamente. |
| ¿Qué debe hacer una entidad para reportar información por primera vez? |
R/ Si la entidad se encuentra bajo el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública y aún no reporta su información contable a la Contaduría General de la Nación, debe solicitar la asignación del código de identificación para su inscripción y trasmisión vía CHIP. Para ello debe enviar una comunicación por correo físico, dirigida al Contador General de la Nación adjuntando el acto de creación de la entidad, fotocopia del RUT, si es una entidad societaria debe informar la composición patrimonial y un formato de solicitud debidamente diligenciado el cual encuentra en la página www.contaduria.gov.co en la sección de tramites y servicios o lo puede solicitar por correo electrónico a
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| ¿Una vez enviados los documentos de solicitud de código, cual es el trámite a seguir? |
| R/ La oficina Jurídica de la CGN estudia el caso y si es pertinente, emite concepto favorable para la asignación del código. Traslada el expediente a la Subcontaduría de Centralización de la Información – GIT de Administración de Entidades y allí se le define el código institucional y el usuario y clave inicial para ingresar al sistema CHIP. Estas contraseñas se comunican a la Entidad vía correo, para que le permitan trasmitir las diferentes categorías asociadas al sistema CHIP. |
| ¿Qué procedimiento debe seguir una entidad para enviar la categoría información contable pública?
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| R/Una vez sea asignado el código institucional a la entidad, debe ingresar a la página www.chip.gov.co, con su usuario y contraseña, y proceder a instalar el aplicativo del sistema CHIP en el computador de la Entidad. Igualmente deberá actualizar los datos básicos y de responsables del reporte. Efectuado lo anterior,el sistema CHIP le permitirá trasmitir las diferentes categorías a la Contaduría General de la Nación. |
| ¿Las Contralorías departamentales y municipales, asambleas, consejos, personerías, colegios y hospitales no ESE deben reportar la información contable directamente a la CGN? |
| R/Según el procedimiento relacionado con las “Formas de organización y ejecución del proceso contable” del Régimen de Contabilidad Pública, las citadas entidades son consideradas como entidades Agregadas, que preparan su información contable en forma independiente y la reportan a la Contaduría General de la Nación a través de las entidades agregadoras (departamentos, distritos y municipios), por lo tanto no deben reportar información directamente a la CGN. |
¿Qué sucede si no es posible remitir a tiempo la Categoría contable?
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R/La Ley 734 del 5 de febrero de 2002 (Código Disciplinario Único) establece en su artículo 48 numeral 52, como Falta gravísima: “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz”.
Las entidades omisas en la presentación de la información contable, son reportadas a los organismos de control (Procuraduría y Contraloría) para que adelanten las investigaciones pertinentes. |
| Si la entidad no pudo reportar por el sistema CHIP en forma oportuna y al intentar trasmitir, el sistema CHIP no lo permite. ¿Qué se debe hacer? |
R/ Posterior al vencimiento del plazo para el reporte trimestral de la información contable, se ordena el cierre del sistema CHIP para el reporte de la Categoría INFORMACION CONTABLE PÚBLICA, con el fin de desarrollar el proceso de consolidación. Por tanto, cualquier entidad que requiera reportar (por primera vez o retransmitir) información de un corte cerrado de la citada Categoría debe solicitar autorización debidamente justificada a la Contaduría General de la Nación mediante oficio dirigido al Subcontador de Centralización de la Información, el cual debe contener:
Identificación de la Categoría que se quiere enviar
Año y periodo
Razón por la cual la información no ha sido enviada. En el caso de un reenvío de información, se detallará los cambios a realizar en la información y las razones por la cual se efectúan.
Correos electrónicos actualizados de la entidad y teléfonos de contacto de los responsables de la información |
¿Al validar la información en el CHIP local se presentan errores que no permiten cargar con éxito los formularios, cómo los puedo solucionar?
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| R/Cuando ocurren errores de validación puede solicitar asesoría al profesional que está a cargo de su entidad en la Subcontaduria de Centralización de la Información. El nombre del profesional lo encuentra en la página www.chip.gov.co entrando con su usuario y contraseña. |
| ¿Si tengo alguna duda de carácter contable a quien debo acudir? |
R/En primera instancia puede consultar la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación en nuestra página Web www.contaduria.gov.co , seleccionando la opción Normatividad/Índice. También puede solicitar asesoría al profesional que está a cargo de su entidad en la Subcontaduria de Centralización de la Información. El nombre del profesional lo encuentra en la página www.chip.gov.co entrando con su usuario y contraseña.
Si la duda o situación particular de la entidad no puede ser resulta con aplicación de expedida e implica laemisión de doctrina, o la expedición de normas en particular, debe dirigirse a la Subcontaduría General y de Investigación.
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| ¿Donde encuentro el Plan General de Contabilidad Pública actualizado? |
| R/Ingrese a www.contaduria.gov.co al link Régimen de Contabilidad Pública., o seleccionando la opción Normatividad/Índice de la misma página. |
En caso de necesitar una consulta,
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