Observaciones proyecto Resolución CGN derogatoria de la 706/2016

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL - GRUPO CONTABILIDAD GENERAL

CODIGO EPC 11100000

Referente al proyecto de Resolución de la U.A.E. CGN “ Por la cual se establece la información a reportar, los requisitos, plazos y características de envío a la Contaduría General de la Nación y se deroga la Resolución 706 de 2016 ”, la ECP MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL CODIGO 11100000 se permite realizar las siguientes observaciones, las cuales solicitamos amablemente tener presentes en la expedición del nuevo lineamiento:

1- Con respecto al artículo 4° “Servidores responsables”, el cual cita:

“ ARTÍCULO 4°. Servidores responsables.

El Representante Legal y el Contador Público que tenga a su cargo la contabilidad de la entidad , y en los casos que aplique el Revisor Fiscal, serán responsables por el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los requisitos, plazos y características para el reporte de la información a la CGN.

La responsabilidad del Contador Público se circunscribe a las normas que al respecto establece la Ley 43 de 1990, el Decreto 302 de 2015 y demás normas vigentes que le apliquen.

La responsabilidad del Revisor Fiscal se circunscribe a las normas que al respecto están integradas en el Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, la Resolución 137 de 2015 expedida por la CGN, los estatutos internos de la entidad a la cual representan y las demás normas vigentes que le apliquen.

El reporte del informe ECIC, es responsabilidad del Representante Legal de la entidad y del jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces, de conformidad con el procedimiento transversal para la evaluación del control interno contable ”. (subrayado en negrilla fuera de texto)

SOLICITUD:

Dado que uno de los problemas más recurrentes para lograr tener en los tiempos establecidos por ese ente rector, información confiable que se refleje en los estados financieros trimestrales, consiste en gran medida a la demora generada en las fuentes de la información y de las áreas responsables al interior de las Entidades Contables Públicas (ECP), teniendo en cuenta que las normas de la Contaduría General de la Nación resaltan, que la responsabilidad es del representante legal y el contador de la Entidad, para el caso de la Categoría Información Contable Pública – Convergencia (ICPC) y del Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME).

En tal virtud, se solicita de manera respetuosa incluir qué, la responsabilidad de la calidad y oportunidad de la información es de todos los Servidores Públicos y lideres de los procesos de las áreas que impactan la información contable de la ECP, por ejemplo, referenciando en la norma el Código General Disciplinario, Ley 1952 del 28 de enero de 2019 que en su artículo 39° Prohibiciones , numeral 20 y Artículo 56° faltas relacionadas con la hacienda pública, numeral 11, citan:

“Artículo 39° (…)

20. Incumplir cualquier decisión judicial, fiscal, administrativa, o disciplinaria en razón o con ocasión del cargo o funciones, u obstaculizar su ejecución. (…)”.

“Artículo 56° (…)

11. No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz (…)”.

Al igual la Resolución CGN No. 193 del 05 de mayo de 2016, “ Por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable ”, la cual especifica en su anexo, numeral 3.2.9, subnumeral 3.2.9.1, así:

“ (…)

3.2.9 Coordinación entre las diferentes dependencias

La visión sistémica de la contabilidad exige responsabilidad por parte de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, lo cual requiere de un compromiso institucional liderado por quienes representan legalmente a las entidades.

  3.2.9.1 Responsabilidad de quienes ejecutan procesos diferentes al contable 

El proceso contable de la entidad está interrelacionado con los demás procesos que se llevan a cabo, por lo cual, en virtud de la característica recursiva que tienen todos los sistemas y en aras de lograr la sinergia que permita alcanzar los objetivos específicos y organizacionales, todas las áreas de la entidad que se relacionen con el proceso contable como proveedores de información tienen el compromiso de suministrar los datos que se requieran, de manera oportuna y con las características necesarias, de modo que estos insumos sean procesados adecuadamente.

(…) ”. (subrayado en negrilla fuera de texto)

2- Con respecto al artículo 11° plazos para el reporte de la información a la CGN, de mencionado proyecto, el cual cita:

“ ARTÍCULO 11°. Plazos para el reporte de la información a la CGN. Las ECP incluidas en el ámbito de aplicación de la presente resolución, reportarán la información de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación:

TABLA No. 1:

SOLICITUD:

Teniendo en cuenta que la CGN establece los cierres mensuales en cada vigencia del macroproceso contable en el sistema integrado de información financiera SIIF NACION, a través del instructivo denominado “ FECHAS LÍMITE PARA EFECTUAR REGISTROS EN EL MACROPROCESO CONTABLE DEL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA (SIIF) NACIÓN Y DEL SISTEMA DE PRESUPUESTO Y GIRO DE REGALÍAS (SPGR) ”, así:

TABLA No. 2:

Como puede evidenciarse, entre el cierre del macroproceso en el primer trimestre (27 abril/2023 - TABLA No. 2) y la fecha límite de presentación (30 de abril de 2023  - TABLA No. 1) solo hay un día hábil para, en el caso del MDN, recibir de 8 Unidades Ejecutoras que componen la ECP MINDEFENSA (conformada a su vez por 111 subunidades ejecutoras que generan información contable) y que posteriormente se debe revisar, prevalidar, consolidar y transmitir la información de cada uno de los tres (03) formularios que componen la Categoría Información Contable Pública – Convergencia (ICPC) a través del aplicativo CHIP LOCAL. La misma situación se presenta para el II y III trimestre (solo dos días hábiles).

Lo anterior evidencia que el tiempo establecido es insuficiente y ocasiona solicitud de prorrogas permanentes para el reporte trimestral, por lo cual se solicita establecer fechas de presentación trimestral holgadas que atiendan la complejidad de ECP de acuerdo con el nivel de materialidad que impacta el Balance Consolidado General de la Nación, como es el caso de este Ministerio.

Situación similar se presenta con el Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME), dado que para presentar la información con corte a 31 de mayo en cumplimiento a la Resolución CGN No. 037/2018 (los diez primeros días calendario del mes de junio), no se tiene en cuenta que el cierre del macroproceso contable en SIIF NACION del mes de mayo esta programado para el 22 de junio de 2023 (ver TABLA No. 2)

De igual manera sucede en el reporte semestral del BDME con corte a fecha 30 de noviembre de 2023 (los diez primeros días calendario del mes de diciembre), sin embargo el cierre del mes de noviembre en SIIF Nación está previsto para el 20 de diciembre 2023. Lo anterior ocasiona que se asuma el riesgo de transmitir información no definitiva, o que se deba tomar un periodo de información anterior, contraviniendo lo establecido en la norma de la CGN.

3- Con respecto al artículo 16° “Presunción de la información reportada”, el cual cita:

“ ARTÍCULO 16°. Presunción de la información reportada . Se presume que la información contable reportada a través del sistema CHIP corresponde a las cifras y datos tomados fielmente de los soportes y libros de contabilidad, que la misma se preparó conforme a la regulación establecida en el RCP y revela de forma fidedigna la situación financiera y los resultados del periodo. Es responsabilidad de la ECP la administración de los usuarios y la seguridad de la clave para el reporte a través del sistema CHIP . ” . (subrayado en negrilla fuera de texto)

SOLICITUD:

Teniendo en cuenta que el Sistema Consolidador de Información de Hacienda Pública (SCHIP) es utilizado para rendir información de responsables distintos, así:

Categoría Información Contable Pública – Convergencia (ICPC): Responsable Contador.

Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME): Responsable Contador.

Categoría Evaluación de Control Interno Contable: Responsable Jefe Control Interno.

Categoría Informe de Personal y Costos (contratos): Responsable Jefe de Contratación.

Categoría Informe de Personal y Costos (planta): Responsable Jefe de Talento Humano.

Categoría Sistema General de Regalías: Responsable Jefe de Presupuesto.

TABLA No. 3

Se solicita a ese ente rector tener en cuenta que el manejar una (01) sola clave para el reporte de información a través del CHIP por cada ECP, (tabla No. 3) ocasiona que termine siendo el área de contabilidad el responsable de asesorar a todas las dependencias que generan esa información, aunado a cumplir el plazo, validando y presentando la información de todos los reportes, con todo el desgaste administrativo y operativo que eso implica, en detrimento de realizar las funciones y actividades propias de la gestión contable.

Al considerar dar diferentes claves para el reporte de información a través del CHIP según las distintas categorías y responsables, ese ente rector estaría contribuyendo a mejorar la calidad de tiempo utilizado para los reportes contables que le competen al Contador de cada ECP.

Cordialmente,

PD. FHARIT NEY QUINTERO PADILLA

CONTADOR GENERAL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL