Contaduría General de la Nación

R/ Es la relación de las personas naturales y jurídicas que tienen contraídas obligaciones con el Estado y que cumplen los requisitos establecidos en la ley 901 de 2004, la cual consolida la Contaduría General de la Nación con base en la información que reportan las entidades públicas.

R/ El parágrafo 3° del artículo 4° de la Ley 716 de 2001, modificado y adicionado por el artículo 2° de la Ley 901 de 2004, determina que las Entidades Estatales deberán elaborar un boletín de deudores morosos en forma semestral para relacionar las acreencias a su favor pendientes de pago. A su vez, el artículo 2° del Decreto 3361 de 2004, establece que las entidades y organismos estatales que reportan información contable a la Contaduría General de la Nación, incluidas las que se encuentran en proceso de supresión o disolución con fines de liquidación, están obligadas a reportar el BDME a la Contaduría General de la Nación, de conformidad con los plazos y formalidades establecidos en la ley. Así mismo, están obligadas a reportar las entidades, las empresas y organismos en los cuales la participación patrimonial del Estado sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%), independiente de su nivel, categoría, denominación o naturaleza jurídica.

R/ Las fechas de corte son 31 de mayo y 30 de noviembre de cada año. El informe lo deberán trasmitir a la Contaduría General de la Nación dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre.

R/ El BDME, será consolidado y publicado semestralmente en la página Web de la CGN, al 30 de julio y 31 de enero de cada año.

R/ Serán los responsables de la información reportada del Boletín: el Representante Legal de la entidad, ya sea el director, gobernador, alcalde o como se le denomine, de manera conjunta con el Contador de la entidad o quien haga sus veces.

R/ Para todos los efectos del proceso de reporte y consolidación de la información del BDME, las entidades deben reportar los saldos que registren en las subcuentas de los grupos 13- Cuentas por Cobrar y 14-Préstamos por Cobrar, 198703-Cuentas por cobrar, 198704-Préstamos por cobrar, 198803-Cuentas por cobrar.198804-Préstamos por cobrar, del Catálogo General de Cuentas del respectivo marco normativo contable aplicable a cada entidad, así como en las subcuentas 831535-Cuentas por Cobrar y 831536-Prestamos por Cobrar, de la clase 8-Cuentas de Orden Deudoras, que representen derechos que han sido retirados de las subcuentas de los grupos del activo anteriormente señaladas.

R/ Tanto el reporte de información del mes de diciembre, como el que corresponde al mes de junio, debe contener la totalidad de la información relacionada con los deudores morosos vigente a la fecha de corte establecida. De tal manera que para el boletín reportado entre el 1 y el 10 de junio, la fecha de corte es el 30 de mayo; mientras que para el boletín reportado entre el 1 y 10 de diciembre, la fecha de corte es el 30 de noviembre.

R/ Cuando un deudor cancele o suscriba un acuerdo de pago y esté publicado en la página Web de la CGN, debe ser retirado mediante el sistema CHIP, utilizando los formularios que existen para tal fin, los cuales pueden ser trasmitidos diariamente, pero una sola vez en el día.

R/ Se puede consultar a través de la página Web de la CGN, siguiendo los pasos dados a continuación:

1. Ingresar a la página Web: www.contaduria.gov.co
2. Dar clic en el link BDME
3. Dar clic en Consultas al Boletín de Deudores Morosos del Estado.
4. Dar clic en la opción registrarse.
5. Realizar el registro como usuario
6. Obtener una contraseña de acceso
7. Dar clic en Consultas al Boletín de Deudores Morosos del Estado
8. Ingresar al sistema digitando el número de identificación y la contraseña
9. Digitar el número de identificación a consultar
10. Dar clic en consultar
11. Elegir descargar en PDF
12. Guardar o imprimir el certificado según sea su necesidad.

R/ Cuando las condiciones establecidas en el parágrafo del artículo 66 de la Ley 863 de 2003 no sean aplicables, es decir, cuando las acreencias no superen los seis (6) meses de mora y la cuantía no sea superior a cinco (5) salarios mínimos legales vigentes, o cuando se suscriba un acuerdo de pago, la persona reportada puede solicitar a la entidad reportante proceder de forma inmediata con la eliminación del registro en el BDME.

R/ Cuando se demuestre la cancelación de la deuda o la suscripción del acuerdo de pago, la Entidad que lo reportó deberá en forma inmediata, vía CHIP, efectuar el retiro del deudor de la página Web de la Contaduría General de la Nación para que sea excluida del BDME.

R/ Debe informar a la entidad que lo reportó para que revise su situación y proceda de inmediato a retirarlo del BDME, si no lo ha hecho, e informe a la CGN su nuevo estado de retiro del BDME. Si fuera necesario, la entidad presentará a quien lo reportó los documentos que demuestren el pago de la obligación o la suscripción del acuerdo de pago.

R/ El objetivo que tiene el BDME no va en dirección de dar a conocer la historia crediticia o la capacidad de pago de las personas naturales o jurídicas, sino apoyar el proceso de depuración y saneamiento de las cuentas públicas, y a través de ello, realizar una efectiva gestión de cobro.

R/ No se está violando el derecho al buen nombre del deudor, porque la información que consolida la CGN y que contiene el BDME no puede ser consultada masivamente. Además, el reporte que contiene la base de datos de la CGN no suministra información sobre historial crediticio o capacidad de pago de las personas naturales o jurídicas reportadas. (Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, modificado por el artículo 1° del Acto Legislativo 02 de 2003).

R/ Mientras no esté definida la situación jurídica de la supuesta obligación no se podrá reportar, solo podrá efectuarse el reporte cuando la misma se encuentre en firme, es decir, luego de que se profiera un fallo definitivo que no admita recurso alguno, de tal forma que la obligación sea exigible de manera absoluta De acuerdo con el artículo 6 de la Resolución 037 de 2018, "la información remitida por las entidades públicas con relación al BDME debe ser clara, expresa y actualmente exigible. Debe cumplir con los principios y requisitos que establece la Ley de Hábeas Data.".

R/ Mientras no estén en firme los respectivos acuerdos, los deudores que se encuentran en proceso concordatario conforme al Código de Comercio, o intervención económica conforme a la Ley 550 de 1999, deben ser incluidos en el BDME.

R/ El deudor debe ser objeto de reporte, siempre que la sumatoria de los conceptos relacionados con la obligación (capital, intereses y demás conexos) cumplan con los requisitos de valor y plazo establecidos en la Ley, es decir, mayor a cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes y el período de morosidad sea mayor a seis (6) meses. En ese sentido, el artículo 4° del Decreto 3361 de 2004, expresa que "El valor absoluto de los cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes de las acreencias reportadas por las entidades estatales será el que corresponda a la sumatoria de la obligación principal y los demás valores accesorios originados como consecuencia de la misma, tales como intereses corrientes, intereses de mora, comisiones, sanciones, entre otros. (...) Las personas que tengan obligaciones morosas por diferentes conceptos en una misma entidad estatal, serán reportadas en el Boletín siempre que la sumatoria de las obligaciones, incluidos los demás valores accesorios originados como consecuencia de las mismas, cumplan con el requisito de valor y plazo determinados en la ley".

R/ Sí. Para tal efecto se deben utilizar los formularios de retiros especialmente diseñados para tal fin y que están disponibles en el sistema CHIP, de conformidad con el Articulo 9 de la Resolución 037 de 2018.

R/ La Ley 901 de 2004, establece que deben estar plenamente identificadas las personas naturales o jurídicas que serán objeto de reporte, por tanto, la entidad deberá abstenerse de reportar los deudores respecto de los cuales no tiene plenamente establecida la identidad.

R/ Se deben reportar los valores revelados en las subcuentas 831535- cuentas por cobrar y 831536-prestamos por cobrar, de la clase 8 -Cuentas de Orden Deudoras, que representan derechos que han sido retirados de las subcuentas de los grupos del activo, cuya posibilidad de recuperación es incierta, pero que aún prestan mérito ejecutivo y la entidad los controla en estos conceptos.

Respecto de la información registrada en las cuentas de orden, es necesario observar que dicho registro debe ser reportado en el BDME siempre que la entidad pública haya aplicado algún procedimiento de castigo a la cuenta por cobrar con base en la evaluación de la incobrabilidad.

R/ De acuerdo con lo establecido en el artículo 12 de !a Ley 1266 de 2008 y en el numeral 4 literal c de la Carta Circular No 001 de 2011, las entidades públicas que reporten el Boletín de Deudores Morosos del Estado - BDME deben cumplir con la obligación de comunicar al deudor moroso, con más de 20 días de anticipación al reporte semestral, que será reportado en el BDME, para que cancele o pueda controvertir las obligaciones.

R/ El artículo 5° del Decreto 3361 de 2004, establece que "previo al reporte de las acreencias a su favor pendientes de pago, las entidades estatales llevarán a cabo las operaciones necesarias para cruzar las cuentas entre sí, sobre las obligaciones que recíprocamente tengan causadas. Para estos efectos se requerirá acuerdo previo entre las partes, de conformidad con lo establecido en las disposiciones legales vigentes y en especial el artículo 29 del Decreto 2681 de 1993. Las entidades que sean parte del Presupuesto General de la Nación y sean deudoras de ella, sólo podrán ser reportadas cuando se demuestre que no adelantaron los trámites administrativos y presupuestales necesarios para el pago de sus acreencias".

R/ Las personas que tengan obligaciones morosas por diferentes conceptos en una misma entidad estatal, serán reportadas en el BDME siempre que la sumatoria de las obligaciones, incluidos los demás valores accesorios originados como consecuencia de las mismas, cumplan con el requisito de valor y plazo determinados en la ley. (Art 5 de la Resolución 037 de 2018).

R/ Si se trata de personas naturales deberán identificarse con la cédula de extranjería o pasaporte. Las sociedades extranjeras sin NIT en Colombia se deberán identificar con la misma identificación utilizada para contratar.

R/ Cuando la entidad pública no tenga deudores con seis (6) meses de mora y deudas superiores a cinco (5) SMMLV, no debe generar el archivo en el sistema CHIP.

R/ Para efectos del envío de la información relacionada con los deudores morosos, se establece que el reporte de dicha información se debe hacer a través del Sistema Consolidador de Hacienda y de Información Financiera Pública - CHIP, en la Categoría denominada Boletín de Deudores Morosos del Estado. En la página www.contaduria.gov.co/BDME/Guia para la transmisión del BDME encontrara las herramientas de captura para reporte del BDME que le permiten generar el archivo plano para ser importado al CHIP Local, validarlo y trasmitirlo al CHIP Central.