Gestión Documental
La Gestión Documental es el conjunto de procesos, actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, creación, organización, transferencia y conservación de la documentación producida o recibida en la Entidad, desde su origen hasta su disposición final, que buscan garantizar el acceso de la información al servicio de la ciudadanía y la preservación de los documentos como fuente de la historia.
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos", el Decreto 1080 de 2015 "Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura" y el Acuerdo 001 de 2024 "Acuerdo único de la Función Archivística", la Unidad Administrativa Especial Contaduría General de la Nación formuló y aprobó los siguientes siguientes instrumentos:
- Política Institucional de Gestión Documental . La política de Gestión Documental define las directrices generales para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información en cualquier soporte y medio de creación,así como la articulación con otros componentes del Sistema Integrado de Gestión y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG.
- Programa de Gestión Documental - PGD . Anexo Matriz de control y cronograma del PGD Instrumento archivístico que le permite a la entidad formular, documentar y efectuar el control a corto, mediano y largo plazo del desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental.
- Sistema Integrado de Conservación - SIC . Instrumento archivístico cuya finalidad es garantizar la conservación y preservación de todo tipo de información. Está compuesto por dos componentes: el Plan Conservación Documental que aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y analógicos y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo que aplica a documentos digitales y electrónicos de archivo.
Acta de Aprobación Comité Institucional de Gestión y Desempeño
La Contaduría General de la Nación durante su evolución institucional ha encaminado sus esfuerzos a dar cumplimiento a las disposiciones normativas en materia archivística a través de la elaboración, actualización, aprobación y convalidación de sus Tablas de Retención Documental, como instrumento que contribuye a la racionalización de la producción documental y a su correcta disposición final, garantizando la salvaguarda y conservación de la documentación en cualquier soporte que se produzca.
La CGN, a la fecha tiene cuatro versiones de Tabla de Retención Documental las cuales aplican para los siguientes periodos.
1ra Versión de TRD (2000)
2da Versión de TRD (2007)
- 1000_Despacho del Contador General de la Nación
- 1100_GIT Control Interno
- 1300_GIT Jurídica
- 1400_GIT Logístico de Capacitación
- 1500_GIT Planeación
- 2000_Sucontaduría General y de Investigación
- 2400_GIT Investigacion y Normas
- 3000_Subcontaduría de Consolidacion de la Informacion
- 3400_GIT Apoyo Informatico
- 3500_GIT Estadística y Análisis Económico
- 3600_GIT Procesamiento y Análisis de Productos
- 4000_Subcontaduría de Centralización de la Información
- 4600_ GIT Gestión y Evaluación de la Información
- 4700_GIT Proyectos Especiales
- 4800_GIT Validación y Estadística
- 4900_GIT Boletin Deudores Morosos del Estado
- 5000_Secretaria General
- 5100_GIT Talento Humano
- 5200_GIT Servicios Generales Administrativos y Financieros
- 5300_GIT Control Disciplinario Interno
3ra Versión de TRD (2010)
- 1000_Despacho del Contador General de la Nación
- 1300_GIT Jurídica
- 1400_GIT Logístico de Capacitación
- 1500_GIT Planeación
- 2000_Subcontaduría General y de Investigación
- 2300_GIT Doctrina y Capacitación
- 2400_GIT Investigación y Normas
- 3000_Subcontaduría de Consolidación de la Información
- 3400_GIT de Apoyo Informático
- 3500_GIT Estadística y Análisis Económico
- 3800_GIT Procesamiento y Análisis de Producto
- 4000_Subcontaduría de Centralización de la Información
- 4600_GIT Gestión y Evaluación de la Información
- 4700_GIT Sistema Integrado de Información Financiera-SIIF
- 4800_GIT de Administración de Entidades y Estadística
- 4901_GIT CHIP
- 5000_Secretaría General
- 5100_GIT Talento Humano
- 5200_GIT de Servicios Generales Administrativos y Financieros
- 5300_GIT Control Disciplinario
- 5400_GIT de Nómina y prestaciones
4ta. Versión de TRD (Actuales)
- 100_Despacho Contador General de la Nación
- 101_GIT Planeación
- 102_GIT Logístico de Capacitación y Prensa
- 103_GIT Jurídica
- 104_GIT Control Interno
- 110_Subcontaduría General y de Investigación
- 111_GIT Investigación y Normas
- 114_GIT Doctrina y Capacitación
- 120_Subcontaduría Centralización de la Información
- 121_GIT Gestión y Evaluación de Información a Entidades de Gobierno
- 122_GIT Gestión y Evaluación de Información a Empresas
- 123_GIT Sistemas de Información Integrados Nacionales-SIIN
- 124_GIT CHIP
- 130_Subcontaduría de Consolidación de la Información
- 131_GIT de Procesamiento y Análisis de Productos
- 132_GIT de Estadísticas y Análisis Económico
- 133_GIT de Apoyo Informático
- 140_Secretaría General
- 141_GIT de Servicios Generales Administrativos y Financieros
- 142_GIT de Talento Humano y Prestaciones Sociales
- Memoria descriptiva cuarta versión de las TRD
- Certificado de convalidación de las TRD
- Registro en el RUSD de las TRD
Cuadro de Clasificación Documental
El Cuadro de Clasificación Documental – CCD es el instrumento archivístico en el cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, subsección, series, subseries o asuntos) respetando así el principio de procedencia en cada una de las etapas del ciclo vital del documento.
Eliminación Documental
Dando cumplimiento al parágrafo del arítculo 25 Decreto Número 2578 de 2012, se da publicación a la eliminación de documentos de archivo
