Contaduría General de la Nación

R/ El artículo 5 de la Resolución 354 de 2007, modificado por el artículo 2 de la Resolución 156 del 29 de mayo del 2018, establece que: "Ámbito de aplicación. El Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por:

1. Las entidades u organismos que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores, las cuales integrarán a su información la de los patrimonios autónomos que constituyan y la de los fondos sin personería jurídica que le sean asignados;
2. Los patrimonios autónomos cuya constitución sea obligatoria en virtud de una disposición legal y estén a cargo de una entidad pública, con independencia de que sean administrados por una sociedad fiduciaria pública o privada;
3. Los fondos con personería jurídica;
4. Las entidades u organismos estatales autónomos e independientes;
5. Las sociedades de economía mixta en las que la participación del sector público sea igual o superior al cincuenta por ciento(50%) del capital social;
6. Las empresas de servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas oficiales y las mixtas en las que la participación del sector público sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social;
7. El Sistema General de Regalías; y
8. Los resguardos y territorios indígenas, certificados, las asociaciones de resguardos indígenas, las empresas promotoras de salud indígenas y las instituciones prestadoras de servicios de salud indígenas".

R/ De acuerdo con el artículo 2 de la Resolución 706 de 2016 y sus modificaciones, se definen las siguientes Categorías de Información a reportar por las entidades contables públicas:

1. Información contable pública, Estado de Situación Financiera de Apertura – Convergencia
2. Información contable pública - Convergencia
3. Evaluación de Control Interno Contable
4. Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME)

Dicha información sólo será reportada a través del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP)

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1. Según la Resolución 706 de 2016 y sus modificaciones, las entidades públicas incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, reportarán la información de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación:

   CATEGORÍA	FECHA DE CORTE	FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN
   INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA E INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA - CONVERGENCIA	31 DE MARZO	30 DE ABRIL
   	30 DE JUNIO	31 DE JULIO
   	30 DE SEPTIEMBRE	31 DE OCTUBRE
   	31 DE DICIEMBRE	15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL PERIODO CONTABLE
   ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA DE APERTURA - CONVERGENCIA	1 DE ENERO DE 2018	30 DE ABRIL DE 2018
   CONTROL INTERNO CONTABLE Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE	31 DE DICIEMBRE	28 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL PERIODO CONTABLE
   BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO	31 DE MAYO	DIEZ (10) PRIMEROS DÍAS CALENDARIO DEL MES DE JUNIO
   	30 DE NOVIEMBRE	DIEZ (10) PRIMEROS DÍAS CALENDARIO DEL MES DE DICIEMBRE

2. Al final de cada periodo contable, las entidades públicas deben reportar el conjunto completo de estados financieros, que incluyen las notas a los estados financieros, en archivo PDF, en la Categoría Información Contable Pública – Convergencia.
3. El formulario CGN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE se debe diligenciar anualmente para el periodo correspondiente al corte del 31 de diciembre y se reportará en la fecha definida en el artículo 16 de la Resolución 706 de 2016.
4. El formulario CGN2007_BOLETIN_DEUDORES_MOROSOS_DEL_ESTADO debe ser presentado para las fechas de corte a 31 de mayo y 30 de noviembre de cada año, dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre respectivamente.

R/ Si la entidad se encuentra bajo el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública y aún no reporta su información contable a la Contaduría General de la Nación, debe solicitar la asignación del código de identificación para su inscripción y trasmisión vía el sistema CHIP. Para ello debe enviar una comunicación al correo electrónico cgnjuridica@contaduria.gov.co o por correo dirigida al Contador General de la Nación adjuntando el acto de creación o modificación de la entidad, fotocopia del RUT, si es una entidad societaria debe informar la composición patrimonial y un formato de solicitud debidamente diligenciado el cual encuentra en la página www.contaduria.gov.co en la sección de trámites y servicios.

R/ La oficina Jurídica de la CGN estudia el caso y si es pertinente, emite concepto favorable para la asignación del código. Traslada el expediente a la Subcontaduría de Consolidación de la Información - GIT Procesamiento y Análisis de Producto, y allí se le define el código institucional y las claves de acceso para ingresar al sistema CHIP. Estas contraseñas se comunican a la Entidad vía correo, para que puedan trasmitir las diferentes categorías asociadas al sistema CHIP.

R/ Una vez sea asignado el código institucional a la entidad, debe ingresar a la página www.chip.gov.co , con su usuario y contraseña, y proceder a instalar el aplicativo del sistema CHIP en el computador de la Entidad. Igualmente deberá actualizar los datos básicos de la entidad y de los responsables del reporte. Efectuado lo anterior, el sistema CHIP le permitirá trasmitir las diferentes categorías de información a la Contaduría General de la Nación.

R/ Según el parágrafo 1 del artículo 16; y el artículo 38 de la Resolución 706 de 2016 y sus modificaciones, la información de las citadas entidades son consideradas como Entidades Agregadas, que preparan su información contable en forma independiente y la reportan a la Contaduría General de la Nación a través de las entidades agregadoras (Departamentos, Distritos y Municipios), por lo tanto, no deben reportar información directamente a la CGN.

R/ En primer lugar, el inciso segundo del artículo 37 de la Resolución 706 de 2016 y sus modificaciones, señala que una vez cerrado el sistema no se hará apertura para la corrección, transmisión y retransmisión de la información.

En segundo lugar, la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único) establece en el numeral 52 de su artículo 48, como Falta gravísima: "No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz".

Las entidades omisas en la presentación de la información contable, son reportadas a los organismos de control (Procuraduría y Contraloría) para que adelanten las investigaciones pertinentes.

R/ Posterior al vencimiento del plazo para el reporte trimestral de la información contable, se ordena el cierre del sistema CHIP para el reporte de la Categoría INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA - CONVERGENCIA, con el fin de desarrollar el proceso de consolidación. Por tanto, cualquier entidad que requiera reportar (por primera vez o retransmitir) información de un corte cerrado de la citada Categoría, el contador o representante legal deben solicitar autorización debidamente justificada a la Contaduría General de la Nación mediante oficio dirigido al Subcontador de Centralización de la Información, el cual debe contener:

1. Identificación de la Categoría que se quiere enviar.
2. Año y periodo.
3. Razón por la cual la información no ha sido enviada. En el caso de un reenvío de información, se detallará los cambios a realizar en la información y las razones por la cual se efectúan.
4. Correos electrónicos actualizados de la entidad y teléfonos de contacto de los responsables de la información.

Lo anterior, sin perjuicio de lo indicado en el parágrafo 2 del artículo 16 de la Resolución 706 de 2016 y sus modificaciones: "La Contaduría General de la Nación solo otorgará prórrogas para el reporte de las categorías de información de que trata el presente artículo cuando circunstancias excepcionales de materialidad y/o situaciones contingentes demostradas, afecten el proceso de consolidación".

R/ Lo primero que se debe hacer es analizar el mensaje de inconsistencia en el cual generalmente se indica el error cometido y se determina la acción a seguir, y si no es posible solucionar la dificultad, puede comunicarse con su asesor asignado por la Contaduría General de la Nación, quien lo orientará para hacer las correcciones necesarias y así poder validar con éxito la información.

R/ En primer lugar, debe consultar el Marco Normativo contenido en el Régimen de Contabilidad Pública y la Doctrina Contable Pública que pueda aplicar a su caso particular, si aún persisten las dudas en cuanto a la interpretación de la normatividad analizada, debe consultar a su asesor y/o enviar por escrito la consulta a la Subcontaduría de Investigación.

R/ Ingresa a la página www.contaduria.gov.co y en el menú "Normativa", el cual le permite encontrar: resoluciones, instructivos, cartas circulares, circulares externas, entre otros, organizados por el año de expedición.

R/ Consulte la página www.contaduria.gov.co y en el menú "RCP" seleccione el link "RCP en convergencia con NIIF- NICSP", allí podrá seleccionar el Marco Normativo que desea consultar, bien sea el de las Empresas que cotizan en el mercado de valores, o que captan o administran ahorro del público; Empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público; y el Marco Normativo para Entidades de gobierno.