Reporte de Información Periódica
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Reporte de Información Periódica
- ¿Qué Información se envía a través del CHIP y cuáles son los plazos para el envío?
R/ Las entidades públicas deben reportar a través del CHIP los formularios que cada usuario estratégico establezca, de acuerdo con sus necesidades de información.
Para conocer la obligación, puede Ingresar a la página web del CHIP en la sección "Información de Apoyo Categorías" donde encontrará la normatividad correspondiente y los plazos para reportar. - ¿Cómo actualizar formularios en línea?
R/ Ingrese al aplicativo CHIP-Local al módulo Formularios, haga clic en el menú principal en "Archivo/Actualizar formularios", digite su usuario y contraseña WEB, seleccione año, mes de corte del periodo que desea actualizar y la categoría o categorías a actualizar.
- ¿Cómo ingresar al CHIP-Local la información que se va a enviar?
R/ Una vez se haya actualizado formularios existen dos formas de diligenciarlos.
- Digitando la información directamente en el aplicativo CHIP-Local. Vaya al menú superior de la pantalla seleccione la opción "Formularios/Seleccionar". El sistema desplegará una ventana donde podrá escoger el formulario a diligenciar.
- Importando archivos planos. En el menú superior de la pantalla vaya a "Formularios/Importar" y el sistema le despliega una serie cajas de selección que debe diligenciar para poder incorporar los archivos al sistema. Recuerde que deben cumplir con un protocolo de importación definido.
- ¿Cómo exportar la información que se encuentra en el CHIP -Local? <
R/ Ingrese al aplicativo CHIP-Local al módulo Formularios a la opción "Formulario/Exportar" seleccione la carpeta en la cual desea guardar el archivo y digite el nombre del archivo, presione el botón "Seleccionar Periodo", escoja el año y mes de corte y presione "Aceptar", después oprima la opción "Seleccionar Categorías/Formularios" y marque los formularios a exportar.
Esta opción permite generar copias de los diferentes formularios en archivo plano, con características iguales a los importados al CHIP-Local. - ¿Cuándo solicitar los formularios (actualizadores) fuera de línea?
R/ La solicitud de formularios fuera de línea, es realizada única y exclusivamente para aquellas entidades que han presentado problemas al momento de actualizarlos en línea, por ejemplo, las que NO tienen acceso a Internet o la velocidad de Internet es muy baja.
- ¿Qué categorías seleccionar al momento de actualizar formularios en línea?
R/ Se deberán seleccionar todas las categorías que la entidad este obligada a reportar para el periodo solicitado. También puede tomar la decisión de cuales actualizar. Este proceso permite seleccionar una o varias categorías de acuerdo con la necesidad de reportar. Para seleccionar varias categorías, mantenga oprimida la tecla Ctrl y haga clic sobre las categorías que desee seleccionar.
- ¿Cómo configurar el Proxy?
R/ Algunas entidades tienen un sistema de seguridad Proxy, el cual brinda un mayor control para el acceso a Internet. Si es así, contacte al oficial de seguridad, ingeniero o técnico de soporte de su entidad, con el fin de levantar las restricciones para que pueda realizar la instalación y configuración del CHIP-Local para los procesos en línea. Igualmente, puede contactar la Mesa de Servicios de la CGN al teléfono (1) 4926400 extensión 633 o consultar la guía de instalación del CHIP-Local.
- ¿Qué es y cómo generar el protocolo de importación?
R/ El protocolo de importación define la estructura y el contenido de cada uno de los formularios. El proceso para generar el protocolo de importación se realiza a través de CHIP-Local, ingresando al módulo Formularios a la opción "Formulario/Generar Protocolo de Importación". De esta forma se obtiene el encabezado del archivo plano con el código de la entidad, el periodo de corte y la estructura de cada uno de los registros de datos. También lo puede obtener en la página web de CHIP por la opción "Información de la Categoría" opción "Protocolo de importación".
- ¿Cómo se importan los archivos planos?
R/ Ingrese al aplicativo CHIP-Local al módulo Formularios, haga clic en la opción "Formulario/Importar", ubique los archivos que desea importar y verifique que el encabezado sea válido para cada uno de los formularios, haga clic en "Aceptar" para que el sistema realice la importación, si no presenta errores, el sistema muestra el mensaje informando que la operación se ha ejecutado correctamente.
- ¿Ya instalé el CHIP pero no tengo formularios para diligenciar?
R/ Obligatoriamente cada periodo a reportar la entidad debe realizar la "Actualización de Formularios" para que pueda iniciar el diligenciamiento de información. Esta operación la puede realizar ingresando al aplicativo CHIP-Local al módulo Formularios, haga clic en la opción "Archivo/Actualizar Formularios", digite su usuario y contraseña WEB, seleccione el año, el mes de corte del periodo a actualizar, la(s) categoría(s) a actualizar, con este procedimiento descargará los los formularios que debe diligenciar.
- ¿Cómo puedo cargar en el CHIP, información de mi sistema de gestión financiero?
R/ El sistema CHIP–Local permite diligenciar formularios directamente. Para iniciar el registro, debe previamente haber realizado el proceso de actualización de formularios. Después, seleccione del menú "Formulario" la opción "Seleccionar", diligencie los datos solicitados y luego "Aceptar". El sistema le muestra el formulario con las características de parametrización para que empiece a elaborarlo. Este se presenta en forma de árbol, ubique la cuenta principal y dando clic despliegue hasta visualizar los campos de mínimo nivel que es donde debe hacer los registros, para lo cual, ubique el mouse en la columna correspondiente e ingrese la información. Cuando termine de diligenciar, vaya al menú principal y guarde.
Otra forma de cargar información al sistema es a través de la importación de archivos planos. Para mayor información de las dos maneras de cargar información al CHIP, consulte la Guía de elaboración de los formularios CHIP Categorías CGN, a través de la página www.chip.gov.co a>. - ¿Cómo construyo el archivo de importación?
R/ La información a reportar se puede crear un archivo en Excel que se convierte a plano, con un encabezado especial para que el sistema CHIP lo lea. La conversión del archivo a plano se hace de la siguiente forma:
- Abra el archivo elaborado en formato Excel.
- Inserte una línea al comienzo de la hoja para copiar el encabezado que se toma del protocolo de importación.
- Genere el protocolo de importación del respectivo formulario desde el aplicativo CHIP-Local, opción "Formulario/Generar Protocolo de Importación". De esta forma obtiene el encabezado del archivo plano con el código de la entidad y el periodo de corte.
- En el protocolo generado, marque la fila de encabezado que empieza con S, hasta la última letra del nombre del formulario y utilizando las teclas CTRL C cópielo y péguelo en la primera fila insertada en el archivo que está trabajando.
- ¿Qué hacer con los errores de validación?
R/ Los errores de validación son reglas de negocio (barreras de control) definidas para cada categoría. Debe leer detenidamente la descripción del mensaje e identificar si es un mensaje permisible (alerta e informativo que permite continuar con el envío de información) o no permisible (el usuario debe corregir el error para poder continuar con el envío), para ello debe entrar al sistema y editar el formulario donde se presenta el error, revisar los datos que aparecen en el formulario y corregirlos. Volver a validar para verificar que no se siguen presentando errores. Si estos persisten comuníquese con el analista asignado por el respectivo usuario estratégico al que pertenece la categoría o con la Mesa de Servicios de la CGN si los errores son relacionados con la operación del aplicativo.
- ¿Cómo consultar si mi envío ha sido aceptado?
R/ Existe dos formas de consultar el estado de su envío.
- Ingresando a la página: www.chip.gov.co con su usuario y contraseña web en el menú "Consulta/Histórico de envíos" y debe aparecer la información en estado "Aceptada"
- En la página web de CHIP en el botón "Consulta Informe al Ciudadano", seleccione la entidad, categoría, periodo, año, formulario y haga clic en "Aceptar" si la información que envío aparece publicada quiere decir que esta en estado aceptado de lo contrario, por favor comuníquese con la Mesa de Servicio de la CGN al PBX (1) 4926400 extensión 633.
- ¿Cuánto tiempo debo esperar para verificar que mi envío fue aceptado?
R/ Espere de 10 a 20 minutos a que el sistema actualice y valide su envió. Recuerde que en épocas de corte esta operación puede tardar un poco más. Si luego de este tiempo no se visualiza su reporte, por favor comuníquese con la Mesa de Servicio de la CGN al PBX (1) 4926400 extensión 633.
- ¿Qué debo hacer cuando el envío aparece "Rechazado por cierre de periodo"?
R/ Implica que ha realizado su envío fuera del tiempo establecido por el usuario estratégico para el reporte de información. Debe verificar en la página web del CHIP: www.chip.gov.co la Información de Apoyo Categorías, donde encontrará los números telefónicos de los analistas de cada usuario estratégico, quienes les indicaran el procedimiento a seguir.
- ¿Cómo solucionar problemas relacionados con la información incluida en el CHIP-Local de cada una de las categorías?
R/ Las inconsistencias en la información incluida en el CHIP, relacionada con validaciones de las diferentes categorías, será resuelta por personal de las entidades estratégicas responsables de cada una. Consulte el en menú parte derecha de la página web: www.chip.gov.co , opción "Información de la Categoría" donde encontrara lo relacionado con las categorías y los números telefónicos de los asesores, los cuales cuentan con personal idóneo para guiarlo.
