Contaduría General de la Nación

R/ Las entidades públicas deben reportar a través del CHIP los formularios que cada usuario estratégico establezca, de acuerdo con sus necesidades de información.
Para conocer la obligación, puede Ingresar a la página web del CHIP en la sección "Información de Apoyo Categorías" donde encontrará la normatividad correspondiente y los plazos para reportar.

R/ Ingrese en al aplicativo CHIP-Local al módulo Formularios, haga clic en el menú principal en "Archivo/Actualizar formularios", digite su usuario y contraseña WEB, seleccione el año, mes del corte del periodo que desea actualizar y la categoría o categorías a actualizar.

R/ Una vez se haya actualizado formularios existen dos formas de diligenciarlos:

• Digitando la información directamente en el aplicativo CHIP-Local. Vaya al menú superior de la pantalla, seleccione la opción "Formularios/Seleccionar". El sistema desplegará una ventana donde podrá escoger el formulario a diligenciar y guardar la información.
• Importando archivos planos. En el menú superior de la pantalla vaya a "Formularios/Importar" y el sistema le despliega una serie cajas de selección que debe diligenciar para poder incorporar los archivos al sistema. Recuerde que deben cumplir con un protocolo de importación definido para cada formulario.

R/ Ingrese en el aplicativo CHIP-Local al módulo Formularios y en la opción "Formulario/Exportar" seleccione la carpeta en la cual desea guardar el archivo y digite el nombre del archivo, presione el botón "Seleccionar Periodo", escoja el año y mes de corte, y presione "Aceptar", después oprima la opción "Seleccionar Categorías/Formularios" y marque los formularios a exportar.
Esta opción permite generar copias de los diferentes formularios en archivo plano, con características iguales a los importados al CHIP-Local.

R/ La solicitud de formularios fuera de línea, es realizada única y exclusivamente para aquellas entidades que han presentado problemas al momento de actualizarlos en línea, por ejemplo, las que NO tienen acceso a Internet o la velocidad de Internet es muy baja.

R/ Se deberán seleccionar todas las categorías que la entidad está obligada a reportar para el periodo determinado. También puede elegir cuales quiere actualizar. Este proceso permite seleccionar una o varias categorías de acuerdo con la necesidad de reportar. Para seleccionar varias categorías, mantenga oprimida la tecla Ctrl y haga clic sobre las categorías que desee seleccionar.

R/ Algunas entidades tienen un sistema de seguridad Proxy, el cual brinda un mayor control para el acceso a Internet. Si es así, contacte al oficial de seguridad, ingeniero o técnico de soporte de su entidad, con el fin de levantar las restricciones y pueda realizar la instalación y configuración del CHIP-Local para los procesos en línea. Igualmente, puede contactar la Mesa de Servicios de la CGN al teléfono (601) 4926400 opción 2 o consultar la guía de instalación del CHIP-Local.

R/ El protocolo de importación define la estructura y el contenido de cada uno de los formularios. El proceso para generar el protocolo de importación se realiza a través de CHIP-Local, ingresando en el módulo Formularios a la opción "Formulario/Generar Protocolo de Importación". De esta forma se obtiene el encabezado del archivo plano con el código de la entidad, el periodo de corte y la estructura de cada uno de los registros de datos. También lo puede obtener en la página web de CHIP por la opción "Información de la Categoría" opción "Protocolo de importación".

R/ Ingrese en el aplicativo CHIP-Local al módulo Formularios, haga clic en la opción "Formulario/Importar", ubique los archivos que desea importar y verifique que el encabezado sea válido para cada uno de los formularios, haga clic en "Aceptar" para que el sistema realice la importación, si no presenta errores, el sistema muestra el mensaje informando que la operación se ha ejecutado correctamente.

R/ Obligatoriamente por cada periodo a reportar la entidad debe realizar la "Actualización de Formularios" para que pueda iniciar el diligenciamiento de información. Esta operación la puede realizar ingresando al aplicativo CHIP Local al módulo Formularios, haga clic en la opción "Archivo/Actualizar Formularios", digite su usuario y contraseña WEB, seleccione el año, el mes de corte del periodo a actualizar, la(s) categoría(s) a actualizar, con este procedimiento descargará los formularios que debe diligenciar.

R/ l sistema CHIP–Local permite diligenciar formularios directamente. Para iniciar el registro, previamente debe haber realizado el proceso de actualización de formularios. Después, del menú "Formulario" escoja la opción "Seleccionar", diligencie los datos solicitados y luego "Aceptar". El sistema le muestra el formulario con las características de parametrización para que empiece a elaborarlo. Este se presenta en forma de árbol, ubique la cuenta principal y dando clic despliegue hasta visualizar los campos de mínimo nivel que es donde debe hacer los registros, para lo cual, ubique el mouse en la columna correspondiente e ingrese la información. Cuando termine de diligenciarla vaya al menú principal y guarde.
Otra forma de cargar información al sistema es a través de la importación de archivos planos. Para mayor información de las dos formas de cargar datos al CHIP, consulte la Guía de elaboración de los formularios CHIP Categorías CGN, a través de la página www.chip.gov.co .

R/ La información a reportar se puede crear en archivo Excel que se convierte a plano, con un encabezado especial para que el Sistema CHIP lo lea. La conversión del archivo a plano se hace de la siguiente forma:

• Abra el archivo elaborado en formato Excel.
• Inserte una línea al comienzo de la hoja para copiar el encabezado que se toma del protocolo de importación.
• Genere el protocolo de importación del respectivo formulario desde el aplicativo CHIP-Local, opción "Formulario/Generar Protocolo de Importación". De esta forma obtiene el encabezado del archivo plano con el código de la entidad y el periodo de corte.
• En el protocolo generado marque la fila de encabezado que empieza con S hasta la última letra del nombre del formulario. Utilizando las teclas CTRL+C cópielo y péguelo en la primera fila insertada en el archivo que está trabajando.

R/ Los errores de validación son reglas de negocio (barreras de control) definidas para cada categoría. Debe leer detenidamente la descripción del mensaje e identificar si es un mensaje permisible (alerta e informativo que permite continuar con el envío de información) o no permisible (el usuario debe corregir el error para poder continuar con el envío), para ello debe entrar al sistema y editar el formulario donde se presenta el error, revisar los datos que aparecen en el formulario y corregirlos. Luego Volver a validar para verificar que no se siguen presentando errores. Si estos persisten comuníquese con el analista asignado por el respectivo usuario estratégico al que pertenece la categoría o con la Mesa de Servicios de la CGN si los errores son relacionados con la operación del aplicativo.

R/ Verifique el correo de notificación remitido por el Sistema CHIP con el mensaje "Aceptado"; si es rechazado, por favor realice las correcciones solicitadas y vuelva a transmitir hasta que el sistema genere el mensaje de "Aceptado".
También puede ingresar por la página www.chip.gov.co y en el botón Informe al ciudadano verificar que el envío se encuentre aceptado

R/ Espere de 5 a 10 minutos a que el sistema actualice y valide su envió. Recuerde que en épocas de corte esta operación puede tardar un poco más. Si después de este tiempo no se visualiza su reporte, por favor comuníquese con la Mesa de Servicio de la CGN al PBX (601) 4926400 opción 2.

R/ Implica que ha realizado su envío fuera del tiempo establecido por el usuario estratégico para el reporte de información. Debe verificar en la página web del CHIP: www.chip.gov.co la Información de Apoyo a Categorías, donde encontrará los números telefónicos de los analistas de cada usuario estratégico, quienes le indicaran el procedimiento a seguir.

R/ Las inconsistencias en la información incluida en el CHIP, relacionadas con validaciones de las diferentes categorías, serán resueltas por personal de las entidades estratégicas responsables de cada una. Consulte en el menú principal de la página web: www.chip.gov.co la opción categorías y seleccione la que desea reportar, allí encontrará lo relacionado con la normatividad y los números de contacto de los asesores, los cuales cuentan con la idoneidad para guiarlo.