Acerca de la Gestión de la CGN
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Acerca de la Gestión de la CGN
- ¿Cuáles son las entidades obligadas a enviar información a la CGN?
R/ El artículo 5 de la Resolución 354 de 2007, modificado por el artículo 2 de la Resolución 156 del 29 de mayo del 2018, establece que: "Ámbito de aplicación. El Régimen de Contabilidad Pública debe ser aplicado por:
- Las entidades u organismos que integran las Ramas del Poder Público en sus diferentes niveles y sectores, las cuales integrarán a su información la de los patrimonios autónomos que constituyan y la de los fondos sin personería jurídica que le sean asignados;
- Los patrimonios autónomos cuya constitución sea obligatoria en virtud de un acto legislativo, ley, ordenanza u acuerdo, y estén a cargo de una entidad pública, con independencia de que sean administrados por una sociedad fiduciaria pública o privada;
- Los fondos con personería jurídica;
- Las entidades u organismos estatales autónomos e independientes;
- Las sociedades de economía mixta en las que la participación del sector público sea igual o superior al cincuenta por ciento(50%) del capital social;
- Las empresas de servicios públicos domiciliarios cuya naturaleza jurídica corresponda a empresas oficiales y las mixtas en las que la participación del sector público sea igual o superior al cincuenta por ciento (50%) del capital social;
- El Sistema General de Regalías; y
- Los resguardos y territorios indígenas certificados por el Departamento Nacional de Planeación, las asociaciones de resguardos indígenas certificadas por el Departamento Nacional de Planeación, las empresas promotoras de salud indígenas y las instituciones prestadoras de servicios de salud indígenas".
- Qué información se debe reportar a la Contaduría General de la Nación
R/ De acuerdo con el artículo 2 de la Resolución 706 de 2016, se definen las siguientes Categorías de Información a reportar por las entidades contables públicas:
- Categoría Información contable pública – Convergencia. Los formularios que componen esta categoría son:
CGN2015_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS_CONVERGENCIA
CGN2015_002_OPERACIONES_RECIPROCAS_CONVERGENCIA
CGN2016_01_VARIACIONES_TRIMESTRALES_SIGNIFICATIVAS
- Categoría Evaluación de Control Interno Contable. El formulario que compone esta categoría es:
CGN2007_EVALUACIÓN_CONTROL_INTERNO_CONTABLE
- Categoría Boletín de Deudores Morosos del Estado (BDME). El formulario que componen esta categoría es:
CGN2007_BOLETIN_DEUDORES_MOROSOS_DEL_ESTADO
El medio de reporte oficial de estas categorías es el Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP).
- Categoría Información contable pública – Convergencia. Los formularios que componen esta categoría son:
- ¿Cuáles son las fechas de corte y fechas límite para la presentación de las categorías de información administradas por la Contaduría General de la Nación?
R/
Según la Resolución 706 de 2016 y sus modificaciones, las entidades públicas incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública, reportarán la información de acuerdo con las siguientes fechas de corte y presentación:
CATEGORÍA FECHA DE CORTE FECHA LÍMITE DE PRESENTACIÓN INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA E INFORMACIÓN CONTABLE PÚBLICA - CONVERGENCIA 31 DE MARZO 30 DE ABRIL 30 DE JUNIO 31 DE JULIO 30 DE SEPTIEMBRE 31 DE OCTUBRE 31 DE DICIEMBRE 15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL PERIODO CONTABLE CONTROL INTERNO CONTABLE Y EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE 31 DE DICIEMBRE 28 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL PERIODO CONTABLE BOLETÍN DE DEUDORES MOROSOS DEL ESTADO 31 DE MAYO DIEZ (10) PRIMEROS DÍAS CALENDARIO DEL MES DE JUNIO 30 DE NOVIEMBRE DIEZ (10) PRIMEROS DÍAS CALENDARIO DEL MES DE DICIEMBRE El juego completo de estados financieros que incluyen las notas que las entidades presentan a la Contaduría General de la Nación en archivo PDF con corte al cierre de la vigencia, deberá ser presentado a más tardar el día 28 de febrero del año siguiente al del período contable a reportar.
El formulario CGN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE se debe diligenciar anualmente para el periodo correspondiente al corte del 31 de diciembre y se reportará en la fecha definida en el artículo 16 de la Resolución 706 de 2016.
El formulario CGN2007_BOLETIN_DEUDORES_MOROSOS_DEL_ESTADO debe ser presentado para las fechas de corte a 31 de mayo y 30 de noviembre de cada año, dentro de los diez (10) primeros días calendario de los meses de junio y diciembre respectivamente.
- ¿Qué debe hacer una entidad para reportar información por primera vez?
R/ La entidad debe solicitar la asignación del código de identificación para su inscripción y trasmisión a través del sistema CHIP. Para ello debe enviar una comunicación al correo electrónico cgnjuridica@contaduria.gov.co dirigida al Contador General de la Nación adjuntando el acto de creación o modificación de la entidad, fotocopia del RUT, el formato de solicitud debidamente diligenciado, el cual encuentra en la página www.contaduria.gov.co en la sección de trámites y servicios, y adicionalmente, si es una entidad societaria debe informar la composición patrimonial.
Una vez enviados los documentos de solicitud, la CGN notificará el código institucional, el marco normativo contable aplicable, el primer periodo de reporte y las claves de acceso para ingresar al sistema CHIP, las cuales se envían a la entidad vía correo electrónico.
- ¿Qué procedimiento debe seguir una entidad para enviar la categoría información contable pública?
R/ Una vez sea asignado el código institucional a la entidad, debe ingresar a la página www.chip.gov.co , con su usuario y contraseña, y proceder a instalar el aplicativo del sistema CHIP en el computador de la Entidad. Igualmente deberá actualizar los datos básicos de la entidad y de los responsables del reporte. Efectuado lo anterior, el sistema CHIP le permitirá trasmitir las diferentes categorías de información a la Contaduría General de la Nación. Para más información, consultar el siguiente enlace CLICK AQUI
- ¿Las asambleas, concejos, personerías, colegios y hospitales no ESE deben reportar la información contable directamente a la CGN?
R/ Según el numeral 3 del Procedimiento para la agregación de información, diligenciamiento y envío de los reportes de la categoría información contable pública -convergencia, a la CGN, a través del Sistema CHIP, adoptado mediante la Resolución 159 del 2019, las entidades mencionadas son consideradas como entidades agregadas, la cuales preparan su información contable en forma independiente y la reportan a la Contaduría General de la Nación a través de las entidades agregadoras (Departamentos, Distritos y Municipios), por lo tanto, no deben reportar información directamente a la CGN.
- ¿Qué sucede si la entidad queda omisa en el reporte de la categoría de información contable publica- convergencia?
R/ Las entidades omisas en la presentación de la información contable, son reportadas a la Procuraduría General de la Nación para sus fines pertinentes, considerando que la Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario) en el numeral 11 del artículo 57, establece como falta gravísima: “No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el Sistema Nacional de Contabilidad Publica de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.”
- ¿Al validar la información en el CHIP local se presentan errores que no permiten cargar con éxito los formularios, cómo los puedo solucionar?
R/ Lo primero que se debe hacer es analizar el mensaje de inconsistencia en el cual generalmente se indica el error cometido y se determina la acción a seguir. Si la dificultad persiste, puede comunicarse con su analista asignado por la Contaduría General de la Nación, quien lo orientará para hacer las correcciones necesarias y así poder validar con éxito la información. Puede consultar a su analista en este enlace www.contaduria.gov.co/informacion-de-contacto
- ¿Si tengo alguna duda de carácter contable a quién debo acudir?
R/ Debe consultar el Marco Normativo contenido en el Régimen de Contabilidad Pública y la Doctrina Contable Pública que pueda aplicar a su caso particular, si aún persisten las dudas en cuanto a la interpretación de la normatividad analizada, debe consultar a su asesor y/o enviar por escrito la consulta a la Subcontaduría General y de Investigación
- ¿Dónde puedo consultar los componentes del marco normativo: normas, doctrina, procedimientos, catálogo de cuentas y demás documentos?
R/ Consulte la página www.contaduria.gov.co y en el menú "RCP" seleccione el link "RCP en convergencia con NIIF- NICSP", allí podrá seleccionar el Marco Normativo que desea consultar, bien sea el de las Empresas que cotizan en el mercado de valores, o que captan o administran ahorro del público; Empresas que no cotizan en el mercado de valores, y que no captan ni administran ahorro del público; y el Marco Normativo para Entidades de gobierno.
- ¿Cómo puedo consultar las reglas de eliminación?
R/ Consulte la página www.contaduria.gov.co y en el menú "PRODUCTOS" seleccione el link "REGLAS DE ELIMINACIÓN", allí podrá seleccionar el año correspondiente y el TRIMESTRE que desea consultar, para descargar el archivo Excel. El link es el siguiente.
- ¿Cómo puedo descargar los certificados de envío de formularios de la categoría de información contable pública convergencia?
R/ Consulte la página www.chip.gov.co y en el menú "Certificación en línea" seleccione el link "Certificaciones contaduría", allí deberá ingresar el nombre de la entidad, el año correspondiente, selecciona la categoría que desea validar y da clic en consultar. Automáticamente se genera el certificado solicitado.
- ¿Como debo presentar y publicar los informes financieros y contables?
R/El numeral 5.2 del Procedimiento para la preparación, presentación y publicación de los informes financieros y contables, que deban publicarse conforme a lo establecido en el numeral 37 del artículo 38 de la Ley 1952 de 2019, establece:
En el estado de situación financiera se presentarán los activos, pasivos y patrimonio al final del respectivo trimestre comparado con el estado de situación financiera del trimestre inmediatamente anterior. Para el trimestre con corte al 31 de marzo, el estado de situación financiera se presentará comparado con el estado de situación financiera contenido en el conjunto completo de estados financieros presentados a 31 de diciembre del año anterior.
En el estado de resultados, el estado del resultado integral o el estado de resultado de la gestión de la liquidación, según corresponda, se presentarán los ingresos, gastos y costos acumulados desde el 1º de enero hasta la fecha de corte del respectivo trimestre, comparado con los ingresos, gastos y costos acumulados desde el 1º de enero hasta la fecha de corte del mismo trimestre del año anterior.
Los informes financieros y contables deberán ser firmados por el representante legal y el contador de la entidad incluyendo los datos de nombres y números de identidad y, en el caso del contador, el número de la tarjeta profesional.
Adicionalmente, la entidad presentará en notas a los informes financieros y contables los aspectos que, de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2 del presente Procedimiento, tengan un efecto material en la situación financiera o en el rendimiento de esta.
